Cu doar cinci sau șase ani în urmă, VoIP era considerat încă un tip „diferit” de sistem de telefonie pentru afaceri. Unul care nu era norma. Dar pandemia a schimbat acest mod de gândire. Acum, sistemele de telefonie bazate pe internet nu sunt o banalitate. Ele sunt obligatorii pentru continuitatea afacerii.

În timpul pandemiei, VoIP și videoconferințele au crescut vertiginos cu peste 210%. Acest lucru se datorează în mare parte trecerii la munca la distanță și la birourile hibride. 67% la sută dintre companiile intervievate spun că trecerea la VoIP ajută la îmbunătățirea gestionării apelurilor.

Așadar, sistemul de telefonie de afaceri nu mai este legat de o locație fizică. Acest lucru permite gestionarea fluidă a unei afaceri cu personal răspândit în mai multe locații.

În plus, VoIP reduce semnificativ costurile pentru întreprinderi. Tehnologia este mult mai ieftin de utilizat decât un sistem tradițional bazat pe telefonie fixă. Planurile de apelare sunt, de asemenea, adesea mai puțin costisitoare, iar o companie poate adăuga noi numere cu costuri foarte mici.

VoIP are mai multe caracteristici utile pentru întreprinderile mici. Dar proprietarii sunt ocupați și s-ar putea să nu aibă timp să le activeze pe toate. 

Care sunt cele mai bune caracteristici pentru a stimula eficiența, productivitatea și o experiență pozitivă a apelantului?

Iată câteva dintre cele mai bune caracteristici ale sistemelor de telefonie pentru afaceri bazate pe cloud pe care trebuie să le valorificați.

Asistent automatizat

În multe companii mici, persoana care răspunde la telefon are și o mulțime de alte îndatoriri. Puteți să eliberați timpul acelei persoane și să oferiți celui care sună o experiență mai bună cu un robot telefonic automatizat.

Un robot telefonic automat acționează ca un director al companiei. Acesta va redirecționa apelurile către departamentul sau membrul de personal corect pentru dumneavoastră.

Înregistrați un mesaj de întâmpinare plăcut și adresați câteva întrebări celui care sună. De exemplu, „Apăsați sau spuneți 1 pentru vânzări, 2 pentru asistență tehnică” etc. 

Cel care sună primește persoana de care are nevoie fără a fi nevoit să explice de două ori de ce sună. O dată persoanei care răspunde la telefon și o dată persoanei la care este transferat.

Find Me/Follow Me

Care este cea mai preferată funcție de utilizator pentru VoIP? Potrivit a 77% dintre angajații intervievați, aceasta este funcția Find Me/Follow Me(Găsește-mă/urmărește-mă).

Aceasta include posibilitatea de a utiliza un număr de telefon virtual care este accesibil de pe toate dispozitivele. De asemenea, personalul poate transfera cu ușurință apelurile de pe un dispozitiv pe altul.

Indiferent dacă vă aflați pe un PC, într-o sală de conferințe sau pe smartphone, puteți primi apelurile. Această caracteristică reduce fricțiunea și permite oamenilor să dea un singur număr de telefon.

Apelanții pot folosi apoi acel număr pentru a ajunge la persoana respectivă prin intermediul telefonului mobil, al biroului de acasă sau al biroului de la fața locului. 

Muzică de așteptare

Redarea unei muzici plăcute în timp ce apelanții dvs. sunt în așteptare poate părea un lucru mărunt. Dar poate avea un impact mare asupra satisfacției clienților și asupra activităților de generare de lead-uri.

Am găsit câteva statistici revelatoare dintr-un studiu privind muzica de așteptare față de tăcere. În cadrul studiului, cercetătorii au ținut oamenii în așteptare timp de 1 minut. Rezultatele au arătat:

• În așteptare în liniște: Peste 50% dintre apelanți au închis telefonul

• În așteptare cu muzică: Doar 13% dintre cei care au sunat au închis.

Mai mult, cei 45% din grupul care nu au închis au crezut că au fost în așteptare timp de 3-5 minute. Ei au fost în așteptare doar un minut. În timp ce, în ceea ce privește partea cu muzică, 56% dintre persoane au crezut că au fost în așteptare mai puțin de un minut.

Așadar, puteți vedea puterea activării acestei funcții simple a sistemului VoIP. Este posibil să observați clienți mai fericiți și mai puțini clienți potențiali care închid înainte de a ajunge la cineva.

Transcrierea mesajelor vocale în e-mail

Atunci când ieșiți dintr-o ședință, parcurgerea unui șir de mesaje vocale poate fi frustrantă. Trebuie să le ascultați pe fiecare în parte pentru a vă da seama care sunt persoanele pe care trebuie să le sunați mai întâi.

Voicemail to email în cadrul serviciilor VoIP, vă oferă mesaje vocale înregistrate și trimise prin e-mail. Aceasta vine și cu o transcriere a mesajului. Puteți să aruncați o privire rapidă prin e-mailuri și să scanați textul pentru a clasifica apelurile de rechemare. Nu este nevoie să ascultați mai întâi fiecare mesaj. 

Grupuri de apeluri

Grupurile de apeluri sunt o caracteristică deosebit de utilă dacă aveți o echipă mică. Aceasta permite ca un grup de numere să sune simultan până când o persoană din grup răspunde.

Acest lucru înseamnă că un alt membru al personalului poate fi în măsură să asiste un apelant, în loc ca acesta să fie nevoit să lase un mesaj. Grupurile de apelare sunt ideale pentru a fi configurate pentru echipele de vânzări, echipele de contabilitate și echipele de asistență pentru clienți.

Raportarea apelurilor

Un alt bonus al sistemelor de telefonie VoIP față de cele analogice este faptul că beneficiați de raportare a apelurilor în timp real. Care sunt cele mai aglomerate perioade în care aveți nevoie de mai mult personal? Aveți o problemă cu apelurile la care nu se răspunde suficient de repede?

Raportarea apelurilor vă poate oferi informații despre aceste lucruri și nu numai. Asigurați-vă că verificați aceste rapoarte și apoi automatizați-le pe cele care vă plac, astfel încât să le vedeți în mod regulat.

Suport local

Aceasta nu este o caracteristică de sistem, dar este important să o aveți. Dacă vă înscrieți pentru VoIP de la o companie aflată la celălalt capăt al lumii, nu veți avea suport local atunci când veți avea nevoie de el.

A avea pe cineva care poate veni la biroul dumneavoastră este important. Aceștia pot configura telefoanele de birou VoIP și vă pot ajuta să optimizați grupurile de apeluri, aplicațiile mobile și multe altele.  Sistemul dvs. de telefonie de afaceri este una dintre cele mai importante piese de tehnologie pe care le aveți. Asigurați-vă că aveți suportul local de care aveți nevoie pentru a-l menține în stare de funcționare fiabilă.

În căutare de soluții VoIP locale?

Obțineți servicii VoIP de specialitate și asistență locală. Vom integra sistemul dvs. de telefonie bazat pe cloud cu întregul dvs. mediu tehnologic. 

Contactați-ne astăzi pentru o consultare gratuită.

Articol folosit cu permisiunea The Technology Press.