Pandemia a fost o realitate pe care companiile din întreaga lume au simțit-o. Această situație a impus schimbări majore în modul în care companiile își desfășoară activitatea. Nu mai era oportun scenariul în care toată lumea lucra la birou. Multe organizații au fost nevoite să treacă rapid la munca la distanță.
În perioada cea mai gravă a pandemiei, se estimează că 70% dintre lucrătorii cu normă întreagă lucrau de acasă. Chiar și acum, când pandemia a intrat într-o nouă fază de declin, munca la distanță este încă o realitate. 92% dintre angajații intervievați se așteaptă să lucreze încă de acasă cel puțin una sau mai multe zile pe săptămână.

Această transformare a forțat companiile să regândească instrumentele și politicile pe care le utilizează. Multe au fost nevoite, de asemenea, să reamenajeze complet modul în care lucrează. Au fost nevoite să treacă la un spațiu de lucru digital bazat pe cloud pentru a permite o echipă hibridă.
Această tranziție a adus beneficii noi, cum ar fi:

  • Costuri mai mici pentru angajați și angajatori
  • Un echilibru mai bun între viața profesională și cea privată a angajaților
  • Un moral mai ridicat
  • Aceeași productivitate sau o productivitate îmbunătățită
  • Mai multă flexibilitate în deservirea clienților
    Dar, tranziția către un loc de muncă digital a adus și provocări și riscuri. Acestea includ:
  • Rețele și puncte finale vulnerabile
  • Angajați care se simt deconectați
  • Probleme de comunicare
  • Dificultate în urmărirea productivității și a responsabilității
  • Risc crescut de încălcare a securității datelor

20% dintre organizații au suferit o încălcare a securității în timpul pandemiei din cauza unui angajat care lucra de la distanță.
Depășirea provocărilor și culegerea beneficiilor necesită timp și efort. De asemenea, este adesea nevoie de ajutorul unui profesionist IT calificat, astfel încât să evitați greșelile costisitoare.
Mai jos sunt prezentate unele dintre cele mai mari greșeli ale companiilor atunci când construiesc un loc de muncă digital. Pentru statistici, ne-am referit la raportul IGLOO State of the Digital Workplace (Starea locului de muncă digital).

1. Organizarea deficitară a fișierelor în cloud

.
Atunci când companiile trec la mediul virtual pentru fluxurile lor de lucru, fișierele trăiesc într-un mediu accesibil în cloud. Dacă aceste medii de stocare în cloud nu sunt bine organizate, este o problemă. Poate fi dificil pentru angajați să găsească fișierele de care au nevoie.
Aproximativ 51% dintre angajați au evitat să partajeze un document cu un coleg din acest motiv. Fie nu l-au putut găsi, fie s-au gândit că va fi prea greu de găsit. Este de remarcat faptul că acesta este cel mai mare procent înregistrat pentru această statistică în raportul IGLOO. Ceea ce înseamnă că această problemă este din ce în ce mai gravă.
Câteva sfaturi pentru a face ca fișierele de stocare în cloud partajate să fie mai ușor de localizat sunt:

  • Păstrați o structură de fișiere plată (2-3 foldere în adâncime)
  • Creați o ierarhie și o structură de denumire consecventă
  • Nu creați un fișier pentru mai puțin de 10 documente
  • Arhivați și ștergeți lunar fișierele mai vechi pentru a reduce dezordinea

2. Lăsarea angajaților care lucrează la distanță în afara discuțiilor

.
Nimănui nu-i place să audă oameni care încep să vorbească despre ceva la o ședință și își dau seama că sunt pierduți. pebtru că au ratat o parte importantă a unei conversații anterioare. Multe companii nu au depășit încă provocările legate de comunicarea în persoană versus la distanță.
De fapt, aproape 60% dintre lucrătorii la distanță spun că pierd informații importante. Acest lucru se datorează faptului că înainte colegii au comunicat mai întâi în persoană. Eficiența are de suferit atunci când lucrătorii de la birou iau decizii fără a ține cont de colegii de la distanță.
Managerii trebuie să dea tonul pentru a schimba această cultură. Deși schimbarea vechilor obiceiuri durează ceva timp, mentalitatea poate face tranziția pentru a fi mai incluzivă față de mediul de lucru hibrid.

3. Nu tratează problema utilizării neautorizate a aplicațiilor cloud

.
Utilizarea neautorizată a aplicațiilor cloud (cunoscută și sub numele de Shadow IT) era deja o problemă înainte de pandemie. Această problemă a escaladat odată ce oamenii au început să lucreze de acasă. Asta în condițiile în care, de multe ori, își folosesc dispozitivele personale.
Peste jumătate (57%) dintre angajați folosesc cel puțin o aplicație neautorizată în fluxul lor de lucru. Când se întâmplă acest lucru, organizațiile pot avea de suferit în multe feluri.
Unele dintre riscurile legate de shadow IT includ:

  • Scurgerea de date din aplicații nesecurizate
  • Încălcări ale conformității privind confidențialitatea datelor
  • Redundanțe în utilizarea aplicațiilor care cresc costurile
  • Date neprotejate ale companiei din cauza lipsei de vizibilitate
  • Angajatul pleacă și nimeni nu mai poate accesa datele din aplicația neautorizată

4. Nu conștientizează că munca la distanță nu înseamnă întotdeauna de acasă

.
Angajații la distanță nu lucrează întotdeauna de acasă, conectați la Wi-Fi-ul de acasă. Ei pot lucra și din aeroporturi, hoteluri, din casa unui membru al familiei sau din cafenelele locale.
Companiile care nu protejează în mod corespunzător datele companiei folosite de angajații de la distanță, pot fi expuse riscului unei încălcări. Rețelele publice sunt cunoscute pentru că permit atacuri de tip „man-in-the-middle”. Aceasta este situația în care un hacker se conectează la aceeași rețea publică, apoi, folosind un software care poate accesa transmisiunile de date de la alte persoane din acea rețea.
Este recomandabil să folosiți un VPN de afaceri pentru toate situațiile de lucru la distanță. VPN-urile nu sunt foarte costisitoare și sunt ușor de utilizat. Angajatul pur și simplu activează aplicația pe dispozitivul său apoi aplicația redirecționează datele sale prin servere sigure și criptate

5. Utilizarea unor instrumente de comunicare care îi frustrează pe toți

.
Întâlnirile virtuale dau probleme echipei dumneavoastră? Nu mai puțin de 85% dintre lucrătorii la distanță spun că au avut 1-2 întâlniri întrerupte din cauza tehnologiei. S-a ajuns la situația în care cu greu poți avea o întâlnire virtuală fără ca cineva să aibă o problemă tehnică.
Comunicarea este uleiul care face ca motorul unui loc de muncă digital să funcționeze. Convorbirile video, apelurile audio și chat-urile eficiente bazate pe cloud depind de tehnologia potrivită. Aceasta facilitează o experiență fără probleme.
Nu vă pripiți să folosiți instrumente de comunicare la întâmplare. Nu vă grăbiți și testați-le. Cereți ajutor pentru optimizarea setărilor pentru a vă îmbunătăți întâlnirile virtuale. În plus, asigurați-vă că echipa dvs. de la distanță dispune de instrumente care să favorizeze o comunicare fluentă. Acestea includ căști, seturi de birou VoIP, camere web etc.

Stimulați productivitatea biroului dvs. hibrid

Contactați-ne astăzi pentru a programa o consultație tehnologică. Vă putem ajuta să îmbunătățiți eficiența și productivitatea locului dvs. de muncă digital.

Programați o discuție cu echipa noastră


Articol folosit cu permisiunea The Technology Press.